Hoe creeër ik een minimalistische werkomgeving

Een opgeruimde, rustige werkomgeving is erg nuttig, het zorgt er namelijk voor dat je niet word afgeleid. Hierdoor zal je een stuk productiever worden. Maar hoe zorg je er nou voor dat je werkomgeving opgeruimd en netjes word en waar voldoet een opgeruimd bureau aan?

We beginnen met het fysieke bureau, dit is leeg op de spullen na die je echt nodig hebt. De rest is opgeborgen op de plek waar het hoort, zodat je het makkelijk kan pakken als je het nodig hebt. Spullen die je vaak nodig hebt moeten dus binnen handbereik zijn, als je iets minder vaak nodig hebt kan het verder weg liggen.

Het enige wat er op mijn bureau staat: een laptop, externe harde schijf en draadloos toetsenbord en muis. Daarnaast staat er nog een GTD mapje, deze ga ik binnenkort digitaliseren. Zodra ik voor mijn studie iets nodig heb pak ik dit van de plank boven mijn bureau, als ik er klaar mee ben berg ik het weer op. Als ik iets wil gaan doen kan ik altijd meteen beginnen, er is altijd ruimte en ik hoef nooit te zoeken naar spullen.

Natuurlijk ontbreekt een persoonlijke tint ook niet, aan de muur boven mijn bureau hangt een foto van mijn oma en een foto van mijn ouders. Een paar simpele dingen maken je plek persoonlijk maar je moet natuurlijk niet overdrijven. Het gaat om een simpele doeltreffende omgeving waar je optimaal kan werken.

Dan de laptop zelf, ik draai linux wat je helemaal naar eigen wens kan aanpassen. Maar ook windows of mac kan je simpel houden. Ten eerste is mijn bureaublad helemaal leeg en de achtergrond is egaal wit, dit geeft een rustig gevoel er zorgt ervoor dat ik dit niet als dump plek kan gebruiken. Elk document wat ik aanmaak of bestand wat ik download word meteen op de juiste plek in mijn systeem gezet. Zo hou ik alles netjes en kan ik altijd alles vinden.

Snelkoppelingen gebruik ik niet, ik vind de snelstartbalk veel prettiger deze is namelijk altijd zichtbaar en je hoeft maar 1 keer ipv 2 keer te klikken. Dit werkt dus sneller en effectiever. Hier staan alleen de meest gebruikte programma’s in, in mijn geval internet, email, muziek speler en kladblok. De rest is heel snel via het menu te vinden als ik het nodig heb, daarvoor hoef ik die balk niet vol te zetten. Dit zorgt weer voor rust en simpelheid.

Als ik internet heb ik alleen de tabbladen openstaan waar ik op dat moment mee bezig ben, in dit geval dus alleen mijn blog omdat ik deze post aan het schrijven ben. Twitter en andere zaken zijn afgesloten dat leid alleen maar af en lopen niet weg.

Mijn bestandssysteem is simpel en effectief, ik heb een map voor downloads, documenten, afbeeldingen, muziek en video. In deze mappen is alles weer netjes onderverdeeld per categorie. Dit ga ik niet allemaal beschrijven maar jullie snappen het idee. Ik ben selectief in wat ik bewaar en regelmatig kijk ik alles door om te zien of er niet weer wat weg kan. Belangrijke dingen staan op de interne en externe harde schijf, zo heb ik altijd een back-up.

Mijn email is ook altijd opgeruimd. Alles wat in mijn inbox komt word meteen gelezen en waar nodig actie ondernomen. Als deze actie later pas gedaan kan worden word de email in een actie map gedaan. Als ik nog op een reactie of antwoord wacht staat de email in wachten map. Mijn inbox is altijd leeg want het is een inbox. De melding van nieuwe berichten staat uit zodat ik niet word afgeleid als ik ergens mee bezig ben. Ik heb mij afgemeld voor alle nieuwsbrieven die ik toch niet lees. Enige verbeter punt is dat ik minder vaak mijn email moet controleren, 1 a 2 keer per dag is zat niet 30 keer per dag wat ik nu vaak doe.

Mijn fysieke inbox word ook altijd meteen behandeld. Post maak ik open en ik bekijk wat ermee gedaan moet worden. Waar nodig gaat het in een map om te bewaren maar veel kan meteen weg. Bladen en tijdschriften gaan op de lees stapel maar hier ben ik altijd snel doorheen.

Veel hiervan komt van het Getting Things Done systeem van David Allen, het boek kan ik zeker aanraden. Voordat ik dit had gelezen was ik een stuk minder georganiseerd.