Inzichten na het (her)lezen van Getting Things Done

Zoals ik in mijn vorige bericht al zei ben ik momenteel Getting Things Done aan het herlezen. Dit is een boek over een productiviteit systeem wat erg goed werkt. Als eerste kwam ik hiermee in aanraking via de Zen Habits blog en nadat ik er meer over gelezen had besloot ik zelf het boek te kopen. Dit bleek een erg goede zet te zijn.

Sinds de eerste keer lezen heb ik de volgende dingen op orde en dat is sindsdien geen dag meer veranderd:
-mail
-post
-leeswerk
-archiefmap
-agenda

Email

De email was voorheen een puinhoop en ik gebruikte de email zelf als een herinnering dat ik nog iets moest doen. Bijvoorbeeld door ze als ongelezen te markeren. Ook bewaarde ik alle emails wat helemaal nergens voor nodig is.

Tegenwoordig is mijn inbox altijd leeg, emails worden meteen beantwoord als dat binnen 2 minuten kan. Emails die ik niet meer nodig heb worden weggedaan. De mailtjes met belangrijke info worden in het archief gedaan. Als er nog een actie gedaan moet worden gaat deze in de actie map, en als ik moet wachten op iets of iemand gaat de email in de wachten map. Voor alle nieuwsbrieven heb ik mij afgemeld dat scheelt ook een hele hoop email.

Het is een erg fijn gevoel om je email zo onder controle te hebben en zeker te weten dat je niks over het hoofd ziet of vergeten bent.

Post

Voorheen stapelde ik alle post op en af en toe ging ik de hele stapel uitzoeken. Alles werd wel open gemaakt zodra ik het kreeg zodat ik wist hoe belangrijk het was, maar vervolgens ging het wel op de stapel. Eigenlijk moest ik alle post dus twee keer lezen, zodra ik het kreeg en als ik de stapel ging behandelen. Hoe groter de stapel word hoe meer je ertegen op ziet en hoe langer je het uitstelt.

Tegenwoordig maak ik ook alle post meteen open maar vervolgens doe ik er meteen wat mee, als er iets betaald moet worden doe ik dat meteen en de rekening gaat dan weg. Als het alleen gelezen moet worden doe ik dat meteen bij korte dingen en anders gaat het op een lees stapel. Als ik mij ergens voor moet aanmelden doe ik dit meteen en afhankelijk van of ik de info in de brief nog nodig heb gaat deze in het archief of weg. Zo ben ik dus altijd up to date met mijn post en gaat er nooit iets mis.

Wat je net zag bij de post en email, de inbox is altijd leeg en de benodigde actie word meteen gedaan of opgeslagen in het systeem zodat deze later kan worden uitgevoerd. Dit is de basis van het GTD systeem. Je kan nooit iets vergeten en je hoeft zelf niks te onthouden, zolang je netjes je systeem bijhoud. Dit is uiteraard een erg belangrijke voorwaarde voor dit systeem, als je het laat verslonzen dan werkt dit systeem niet meer.

Leeswerk

Zoals ik net al zei al het leeswerk gaat op een stapel en zodra ik tijd heb dan kies ik iets uit de stapel om te lezen. Sommige dingen weet ik van te voren dat ik het niet lees dat gaat meteen weg. Sommige mensen stapelen alles op terwijl ze een deel nooit lezen. Maar je kijkt wel tegen een hoge stapel op waar je tegenop ziet omdat deze zo hoog is. Het is allemaal psychologisch, als je weet hoe je hersenen werken kan je daar gebruik van maken.

Archiefmap

Voorheen zat deze erg vol en bewaarde ik veel meer. Omdat de map erg vol zat was het lastig om er iets in te krijgen en zag ik ertegen op. Dit is belangrijk om te voorkomen, je moet zorgen dat je iets makkelijk en snel kan opbergen zodat je dit altijd meteen doet. De map is nu een stuk dunner en alles word altijd meteen opgeslagen.

Agenda

Dit ging al goed voor de GTD, gewoon alle afspraken opschrijven. Wel doe ik dit tegenwoordig in mijn telefoon ipv een losse agenda maar dat heeft weer met het minimalisme te maken. Nu hoef ik minder spullen mee te nemen.

Tot zover wat ik uit de eerste keer lezen heb opgestoken. De reden om te herlezen was te kijken wat niet meer goed ging en om te kijken of ik nog nieuwe dingen kon ontdekken. Uiteraard ging niet alles meer goed. Een belangrijke kern van het systeem zijn de actie, project, wacht en misschien lijsten. Hierop hou je alles bij waarvoor je verantwoordelijk bent en wat je nog moet en wilt doen. Dit ging niet meer zo goed, ik had de lijsten wel maar ik schreef niet meer alles op en keek er weinig op.

Wat ook niet goed ging was dat ik projecten op de actie lijst schreef. Een project is bijvoorbeeld, ruim je kamer op een actie is stofzuigen of je bed opmaken. Een actie is erg specifiek en kan je meteen gaan doen. Een project moet je over nadenken wat je gaat doen en wat je daarvoor nodig hebt. Door projecten op je actielijst te schrijven gebeurt er niks omdat je nog niet hebt nagedacht over de actie.

Dit was een belangrijk inzicht voor mij, door goed na te denken over je acties word het veel makkelijk om tot actie over te gaan. Zoals in het boek staat, als je een project hebt wat is dan de eerst volgende actie die je moet doen om het project verder te laten gaan. Het project maak lunchpakket kan bijvoorbeeld als eerst volgende actie hebben koop brood. Bij het GTD systeem zorg je ervoor dat je bij al je projecten een eerst volgende actie hebt zodat alle projecten voortgang hebben.

De komende tijd zal ik dus mijn GTD systeem beter bijhouden en goed werken aan de eerste volgende acties, zo zal ik meer bereiken en meer rust hebben omdat ik er minder over hoef na te denken en precies weet wat er moet gebeuren. Dit zal erg goed pas komen bij het actie jaar waar ik mee bezig ben.